¿Los archivos se cargan lentamente en Excel? Qué hacer al respecto

Cuando trabajas con archivos grandes en Excel, es habitual encontrar problemas de rendimiento debido al elevado consumo de memoria.

Existen varias técnicas útiles para reducir el uso de memoria y mejorar la eficiencia.

Cómo funciona el consumo de memoria en Excel

Antes de optimizar, es importante comprender qué consume memoria en un archivo de Excel. En general, cuantas más celdas contengan datos, más memoria se utilizará.

Pero también las fórmulas que hacen referencia a grandes rangos de celdas o que se refieren a sí mismas pueden consumir mucha memoria, al igual que los elementos gráficos, las tablas dinámicas, los complementos y las macros.

Por lo tanto, al limitar estos elementos, puedes agilizar tu archivo, lo que permite una carga menos lenta.

¿Tu archivo de Excel es demasiado lento? ¡Aquí tienes algunos consejos!

1) Reducir el número de celdas sin usar

Una hoja de cálculo en Excel puede contener millones de celdas. Es esencial limitar el número de celdas que contienen datos o fórmulas.

Evita también utilizar fórmulas interrumpidas que consulten rangos de celdas extensos sin necesidad.

2) Optimización de fórmulas

Utiliza las fórmulas más eficientes. Por ejemplo, puedes sustituir una BUSCARV() (VLOOKUP) por una ÍNDICE + COINCIDIR (INDEX + MATCH), que suele ser más rápida.

Evita las fórmulas que consultan una matriz, a menos que sean estrictamente necesarias, ya que consumen mucha memoria.

Reduce el uso de fórmulas volátiles, como INDIRECTO (INDIRECT), DESREF (OFFSET) y HOY (TODAY), que obligan a Excel a recalcular más celdas con cada cambio.

3) Uso inteligente de las tablas dinámicas

Las tablas dinámicas pueden consumir una gran cantidad de memoria. Siempre es mejor crear tablas dinámicas con fuentes de datos externas que con grandes rangos dentro de Excel.

Reduce la frecuencia de actualización de las tablas dinámicas si no es necesario tener los datos siempre actualizados.

4) Gestión de objetos gráficos

Limita el uso de gráficos detallados y considera la posibilidad de eliminar aquellos que realmente no te sirven.

¡Mejor gráficos simplificados o formatos menos complejos!

5) Limita el uso de complementos y macros

Desactiva los complementos innecesarios y supervisa el uso de memoria de las macros.

Escribe macros eficientes que no consuman memoria innecesariamente.

6) Guardar y gestionar archivos

Guarda los archivos en formatos que ocupen menos espacio, como .xlsb (archivo binario de Excel), que es más ligero que el formato estándar .xlsx.

Divide los archivos grandes en varios archivos más pequeños siempre que sea posible.

7) Actualizar el hardware y el software

Aumenta la RAM del ordenador si es posible, para gestionar mejor los grandes volúmenes de datos.

Mantén Excel y el sistema operativo actualizados para aprovechar las últimas mejoras de rendimiento.

Optimizar un archivo Excel grande para un uso eficiente de la memoria no solo mejora el rendimiento, sino que también puede prevenir fallos y pérdidas de datos. Por supuesto, si estás utilizando una gran cantidad de datos, te recomendamos que cambies a un software diseñado específicamente para big data o, en cualquier caso, para la gestión empresarial.