Protege tus datos en Excel

¿Conoces la diferencia entre datos personales y datos sensibles? ¿Tienes experiencia en la protección de datos en línea?

Si la respuesta a al menos una de estas preguntas es «no», lo más probable es que no estés protegiendo correctamente los datos que has introducido en tu hoja de cálculo de Microsoft Excel.

Sin embargo, más allá de los datos confidenciales, proteger tus datos puede ser una buena idea, especialmente cuando utilizas un ordenador compartido o si no quieres arriesgarte a perder tu trabajo por un borrado accidental.

En esta guía completa, veremos los pasos para proteger tus archivos Excel de diferentes maneras y garantizar la confidencialidad e integridad de tus datos.

1) Protección con contraseña

La protección con contraseña es la primera línea de defensa para proteger los archivos Excel. Solo tienes que seguir estos pasos para establecer una contraseña para el libro de trabajo o para hojas individuales:

• Abre el archivo Excel;
• Haz clic en Archivo>Más, en el menú principal;
• Selecciona «Proteger libro» o «Proteger hoja» y, a continuación, «Cifrar con contraseña»;
• Crea una contraseña segura, evitando tu nombre y apellidos, fecha de nacimiento o cadenas de texto y números genéricos y fácilmente reconocibles (por ejemplo, evita elegir como contraseña «123456789» o «hola»). Lo ideal para una contraseña segura es una combinación de letras, números y caracteres especiales;
• Confirma la contraseña introduciéndola de nuevo.
• Guarda el archivo y, a partir de ahora, necesitarás la contraseña para acceder a él o modificarlo.

Recuerda que el cifrado se utiliza para garantizar la confidencialidad de los datos, la integridad de la información y la autenticación de las partes implicadas en una comunicación. Protege la información de miradas indiscretas y garantiza que solo las personas autorizadas puedan acceder a los datos.

2) Protección de hojas

Excel te permite proteger hojas individuales de un libro de trabajo para controlar quién puede modificar o ver datos específicos. Basta con hacer clic con el botón derecho del ratón en la pestaña de la hoja que deseas proteger.

Ahora puedes proteger la hoja de cálculo estableciendo una contraseña para restringir el acceso a la hoja.

Por ejemplo, puedes prohibir la selección de celdas o el formato, lo que resulta útil si tienes una hoja de cálculo compartida.

3) Bloqueo de celdas

Si deseas impedir la modificación de celdas específicas, incluso cuando la hoja no está protegida, puedes bloquear dichas celdas. Para ello, deberás:

• Seleccionar las celdas que deseas bloquear.
• Hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar «Formatear celdas».
• En la pestaña «Protección», seleccionar la casilla «Bloqueado».

Seguridad general en Excel

Una vez consideradas las formas de proteger los archivos mediante el propio Excel, no debemos olvidar que una buena protección es holística: también deberás encargarte de almacenar los archivos de Excel en carpetas seguras y configurar los permisos para controlar el acceso. O bien, puedes utilizar un software de cifrado o Windows BitLocker para cifrar toda la unidad en la que se almacenan los archivos de Excel.

Realizar copias de seguridad periódicas y guardarlas de forma segura es también una precaución que garantiza que los datos no se pierdan en caso de que olvides la contraseña o surjan otros problemas.

Además, para reforzar la seguridad general, actualiza periódicamente tanto la suite Microsoft Office como el sistema operativo Windows. Estas actualizaciones incluyen parches de seguridad críticos y mejoras que protegen contra vulnerabilidades.