Pildora de SAP 3 – ¿Qué son los IDOCS?

¿Qué es un IDoc?

Las siglas significan «Intermediate Document», es decir, «documento intermedio». Y eso es exactamente lo que es: un IDoc es un mensaje automático que SAP utiliza para intercambiar datos con otros sistemas, tanto internos como externos.

Pongamos un ejemplo. Imagine que se crea un pedido de cliente en SAP. En ese momento, SAP puede generar un IDoc que contenga toda la información sobre el pedido: código de cliente, materiales pedidos, cantidades, precios, dirección de entrega, etc. Este IDoc puede enviarse a un sistema externo, como el software de un almacén automatizado, un sistema de transporte o incluso el sistema SAP de otra empresa. Todo ello sin que el usuario tenga que hacer nada manualmente.

Los IDOC se utilizan mucho en los procesos de integración. Cuando se conecta SAP a un comercio electrónico, a un CRM como Salesforce o a un sistema logístico externo, el intercambio se realiza precisamente a través de estos documentos. El envío puede ser automático, cada vez que ocurre algo en SAP, o puede programarse a determinadas horas.

Desde el punto de vista técnico, un IDOC se compone de segmentos, es decir, «bloques» de datos estructurados de forma precisa. Cada tipo de IDOC sigue un formato predefinido: por ejemplo, hay un IDOC para el pedido de venta, otro para las facturas, otro para el estado de los envíos, etc.

Pero no es necesario entrar demasiado en detalles técnicos. Lo importante es comprender que el IDOC es el lenguaje con el que SAP se comunica con otros sistemas, SAP o no SAP, de forma automática, rastreable y estandarizada. Y cuando algo no funciona, por ejemplo, un dato que falta o un error de conexión, el IDOC se detiene y genera un mensaje de error. En ese caso, el equipo de TI o el usuario clave pueden intervenir para comprender qué ha fallado.

Ahora que ya sabe lo que es un IDoc, seguramente tendrá una idea más clara cuando oiga hablar de «interfaces», «mensajes de error» o «integraciones».

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