Cómo imprimir un archivo Excel: guía paso a paso

La visualización digital de Excel es muy cómoda, sobre todo si utilizas una pantalla doble. Sin embargo, hay ocasiones en las que es necesario imprimir un archivo de Excel. Por ejemplo, es posible que necesites una copia impresa de tu gráfico o de tu tabla dinámica para una presentación, un informe o simplemente porque tienes la costumbre de trabajar con documentos tangibles.

En esta guía paso a paso veremos cómo imprimir correctamente un archivo de Excel.

Paso 1: preparación del archivo Excel

No basta con haber introducido los datos y las funciones correctamente. Antes de imprimir, es conveniente asegurarse de que el archivo Excel tenga un buen formato.

Por lo tanto, dejemos espacio para el formato condicional, las diferentes fuentes, los colores, el ancho de las columnas y la alineación uniforme de los datos en las columnas. Además, hay que comprobar dos veces la exactitud y la integridad de los datos.

La hoja impresa no se puede modificar y no será posible realizar actualizaciones de última hora.

Hay que prestar especial atención a la orientación de la página: dado que una hoja de Excel puede alcanzar grandes dimensiones, piensa cuál es la mejor alternativa, si la impresión en horizontal o en vertical. La orientación del texto deberá decidirse en consecuencia.

Paso 2: Vista previa de impresión

Excel ofrece una útil función llamada «Vista previa de impresión», que permite ver cómo quedará el archivo en el papel antes de imprimirlo. Para acceder a esta función, haz clic en la pestaña «Archivo» de la barra de herramientas y haz clic en «Imprimir».

En el cuadro Imprimir, selecciona «Vista previa de impresión». Esta vista previa te dará una idea de los saltos de página, los encabezados, los pies de página y el formato general. Toma nota de cualquier cambio que debas realizar.

Paso 3: Ajusta la configuración de impresión

Este paso es válido para todo tipo de documentos que quieras imprimir, no solo para los de Excel. Para optimizar el proceso de impresión, siempre es importante ajustar la configuración de impresión según tus preferencias.

En el panel Imprimir puedes personalizar varias opciones. Por ejemplo, puedes establecer el número de copias, el intervalo de páginas y el formato del papel.

Si el archivo de Excel contiene varias hojas de cálculo, puedes especificar cuáles incluir en la impresión.

Además, puedes ajustar el tamaño para adaptar los datos a un número específico de páginas o reducirlos si es necesario.

Recuerda que la impresión consume tinta y papel, por lo que es recomendable imprimir lo menos posible; si es estrictamente necesario imprimir la hoja de Excel, al menos asegúrate de seleccionar una configuración de impresión que consuma poca tinta.

Paso 4: Configuración de las opciones de diseño de página

Excel ofrece varias opciones de diseño de página que te permiten perfeccionar aún más el aspecto del documento impreso. En el panel Imprimir, haz clic en «Configuración de página» para acceder a estas opciones. Aquí puedes modificar los márgenes, elegir si deseas incluir líneas de cuadrícula y encabezados, y añadir encabezados y pies de página. Asegúrate de ajustar esta configuración según tus necesidades, añadiendo números de página o logotipos de la empresa si lo deseas.

Paso 5: Imprimir el archivo Excel

Después de revisar la vista previa de impresión, ajustar la configuración de impresión y establecer las opciones de diseño, es hora de imprimir el archivo.

Simplemente haz clic en el botón «Imprimir» en el panel Imprimir.

Si la impresora admite la impresión a doble cara, puedes elegir imprimir en ambos lados de la hoja.