Forecast (proyecciones y previsiones) en SAP Business One

La capacidad de realizar estimaciones, proyecciones y previsiones sobre la evolución futura del negocio es un elemento fundamental para mejorar la productividad y la rentabilidad de una empresa. Anticiparse a lo que puede ocurrir en los próximos meses o años permite tomar decisiones más informadas, planificar mejor los recursos y reducir riesgos.

Aunque saber crear un forecast es cada vez más importante, muchas personas se encuentran con dificultades cuando tienen que elaborarlo. La pregunta más frecuente es cómo integrar los distintos conjuntos de datos disponibles en la empresa para obtener una previsión fiable y útil para la toma de decisiones. En esta guía veremos qué características debe tener un buen forecast, qué tipos de previsión existen y cómo SAP Business One puede ayudarnos en este proceso.

A diferencia del balance o de los informes contables, que registran datos reales y ya ocurridos, el forecast se basa en estimaciones y proyecciones orientadas al futuro. En el ámbito empresarial, permite tomar decisiones basadas no solo en lo que ha sucedido, sino también en lo que probablemente sucederá. Normalmente las proyecciones se realizan unos meses hacia adelante; por ejemplo, a finales del segundo o tercer trimestre se elaboran previsiones para estimar el resultado esperado al cierre del año.

El objetivo y la estructura del forecast son similares a los del presupuesto, y ambos son herramientas fundamentales para el control de gestión. La principal diferencia es el horizonte temporal. El presupuesto suele representar una previsión para el año siguiente y se mantiene relativamente estable, mientras que el forecast es más flexible y puede referirse a distintos periodos: días, semanas, meses o trimestres. Además, el forecast se revisa y actualiza con frecuencia en función de los nuevos datos disponibles.

Tipos de forecast

Desde el punto de vista práctico, un forecast suele organizarse en forma de tabla con varias columnas. Generalmente se incluyen los valores del año anterior, la tendencia del año en curso y la previsión para el periodo futuro seleccionado. Si el análisis se realiza en una fase intermedia del año, también puede añadirse una columna con los resultados acumulados hasta una fecha concreta, por ejemplo hasta el 30 de junio, para mejorar la calidad de la estimación.

Existen distintos métodos para elaborar previsiones. Algunos son muy sencillos y se basan en medias históricas, mientras que otros son más complejos y tienen en cuenta factores como la estacionalidad o la relación entre distintas variables. Entre los más habituales se encuentran:

• el crecimiento lineal
• la media móvil
• la regresión lineal simple
• la regresión lineal múltiple.

El método de crecimiento lineal es uno de los más fáciles de aplicar. Se basa en analizar los datos históricos de la empresa y asumir que la tendencia continuará de forma similar en el futuro. Es útil cuando el negocio crece de manera relativamente estable y sin grandes cambios. La media móvil, por su parte, utiliza el promedio de los valores de los últimos meses para suavizar las oscilaciones más fuertes y obtener una tendencia más estable. En muchos casos se consideran periodos de tres a seis meses. Este cálculo puede hacerse manualmente o utilizando funciones de Excel, como la función de promedio.

La regresión lineal es un método estadístico que permite analizar la relación entre una variable dependiente y una o varias variables independientes. Por ejemplo, una empresa podría estudiar cómo influyen las inversiones en publicidad sobre el volumen de ventas. En este caso, el gasto publicitario sería la variable independiente y las ventas la variable dependiente. Con la regresión lineal múltiple se amplía el análisis considerando varias variables al mismo tiempo, lo que permite obtener previsiones más precisas en entornos complejos.

Como nos ayuda Business One

SAP Business One puede ser de gran ayuda en la creación de previsiones porque pone a disposición del usuario datos estructurados y fácilmente utilizables sin necesidad de reconstruirlos manualmente a partir de informes contables. Esto simplifica considerablemente el proceso y reduce el riesgo de errores.

Para crear un forecast en SAP Business One se puede utilizar el módulo MRP (Material Requirements Planning), que permite planificar las necesidades de material en procesos de producción o aprovisionamiento. El sistema puede generar previsiones basadas en los datos históricos de ventas, o bien permitir introducir manualmente las cantidades esperadas. Estas previsiones pueden utilizarse posteriormente como una fuente adicional de datos dentro de la planificación MRP.

Business One incluye una herramienta guiada específica para este propósito, el asistente MRP, que organiza el proceso en varios pasos. Primero se define el escenario de planificación, que puede ser uno nuevo o uno ya existente. A continuación se establece el horizonte temporal, es decir, el periodo para el cual se quiere generar la previsión. Después se seleccionan los artículos o productos que se desean incluir, así como los almacenes que formarán parte del análisis. En un paso posterior se eligen los datos de partida, por ejemplo las ventas históricas, y finalmente el sistema genera los resultados.

Durante la configuración, el usuario puede definir distintos parámetros que influyen en el cálculo de las previsiones.

Entre ellos se encuentran:

• Periodo de previsión (mensual, trimestral, anual)
• Método de previsión (por ejemplo, medias móviles, medias ponderadas, suavizado exponencial)
• Horizonte de previsión (el número de periodos en el futuro para los que deseas realizar la previsión)
• Artículos o productos para los que deseas crear las previsiones

Una vez definidos estos parámetros, el sistema utiliza los datos históricos y el método seleccionado para generar automáticamente las previsiones. El usuario puede revisar los resultados y ajustarlos si lo considera necesario. Si las previsiones son satisfactorias, pueden utilizarse para distintos fines, como la planificación de stock, la programación de la producción o la planificación financiera.

Una de las grandes ventajas de SAP Business One es que permite integrar estos datos de previsión con otros módulos del sistema, como la gestión de inventarios, las compras o la producción. De esta manera, el forecast deja de ser solo un ejercicio teórico y se convierte en una herramienta operativa que ayuda a la empresa a tomar decisiones más rápidas y mejor fundamentadas.