Introducción a las macros de Excel

Quien automatiza, ahorra tiempo. Este es el concepto básico que hay detrás de las macros de Excel, una herramienta fundamental para la productividad cuando se trabaja con este potente software. Ya sea para uso personal, escolar o empresarial, las macros pueden resolver múltiples problemas y agilizar tareas que antes requerían numerosos pasos manuales.

Descubramos juntos cómo realizar tareas repetitivas de forma automática con las macros de Excel. Dado que el tema es amplio y cuanto más te profesionalizas con Excel, mejor aprendes las macros, aquí haremos una introducción preliminar.

¿Qué es una macro en Excel?

Una macro en Excel es una serie de comandos y acciones grabadas que se pueden reproducir para realizar una tarea específica de forma automática. Entre estas acciones se encuentran el formato de celdas, el cálculo de fórmulas complejas, la creación de gráficos y mucho más. Imagina que cada mañana tienes que recibir y procesar un archivo, formateándolo y limpiando los datos, para que estén listos para su posterior procesamiento. Con las macros es posible ahorrar tiempo y evitar errores humanos durante las actividades repetitivas.

Cómo crear y ejecutar una macro en Excel

En primer lugar, tendrás que entrar en el modo «desarrollo».

• Asegúrate de que la pestaña «Desarrollo» esté visible en la barra multifunción de Excel. Si no lo está, ve a Archivo>Más>Opciones, selecciona «Personalizar barra multifunción» y marca la casilla «Desarrollo» en la lista (ver imagen a continuación):

• En la pestaña «Desarrollo», encontrarás la opción «Grabar macro». Haz clic en ella para empezar a grabar tu nueva macro.
• En el cuadro de diálogo que aparece, asigna un nombre a tu macro y, si lo deseas, una combinación de teclas de acceso directo para ejecutar la macro en el futuro.
• Empieza a grabar las acciones que deseas incluir en la macro. Por ejemplo, puedes formatear celdas, insertar datos, calcular una fórmula y mucho más;
• Cuando hayas completado las acciones que deseas grabar, vuelve a la pestaña «Desarrollo» y haz clic en «Detener grabación». Tu macro ya está lista para ejecutarse;
• Para ejecutar la macro, solo tienes que hacer clic en ella en la pestaña «Desarrollo» o utilizar la combinación de teclas de acceso rápido que hayas asignado previamente.

Cómo configurar una macro

En la pantalla de configuración de una macro aparecerán las siguientes opciones:

• Nombre de la macro: aquí puedes introducir un nombre «descriptivo» que te ayude a encontrar tu macro fácilmente cuando la necesites.
• Tecla de acceso rápido: aquí puedes introducir una tecla de tu elección para combinarla con «Ctrl» e insertar tu macro automáticamente con un simple atajo de teclado. ¡Asegúrate de no haber elegido una combinación de teclas que ya exista para otro comando!
• Almacenar esta macro en: puedes elegir si deseas almacenar tu macro en esta hoja de cálculo, en una carpeta de macros personal o en una nueva hoja de cálculo. Elige teniendo en cuenta el uso futuro que le darás a esta macro y en función de cómo gestionas el espacio de almacenamiento en tu dispositivo. Cada uno tiene su propio orden mental;
• Descripción: si vas a grabar varias macros o si utilizas un dispositivo o archivos compartidos, es conveniente que añadas unas líneas de descripción para explicar lo que hace la nueva macro que has creado;
• Ahora mira la barra multifunción en la parte superior: verás que se ha iniciado una grabación. En este punto, realiza la actividad para la que estás grabando tu macro y, a continuación, detén la grabación.

Por ejemplo, hemos decidido escribir «prueba 1» en la primera celda superior izquierda de nuestra hoja de Excel.

Si abrimos una nueva hoja de Excel, hacemos clic en Desarrollo > Macro y, a continuación, introducimos el nombre de la macro que acabamos de crear, en la nueva hoja en blanco aparecerá automáticamente la celda «prueba1».

Obviamente, hay operaciones mucho más complejas que realizar y para las que el uso de macros resulta indispensable para ahorrar tiempo. Veamos algunos ejemplos.

Ejemplo práctico: cálculo automático del total

Supongamos que tienes que recibir periódicamente, por ejemplo, cada día, una hoja de cálculo con una serie de cifras y que tienes que calcular la suma de estas cifras. Para automatizar el proceso, puedes utilizar una macro.

Configúrala como se explica en el párrafo anterior, asegurándote de que la pestaña «Desarrollo» esté habilitada.

Ahora hay que grabar la macro. Elige asignarle el nombre «CalcularTotal».

Ahora inicia la grabación.

Selecciona la celda en la que deseas que aparezca el total e introduce la fórmula:

«=SUMA(A1:A10)»

(A1:A10 representa el intervalo de celdas que deseas sumar).

Detén la grabación.

En este punto, en cada nuevo archivo podrás obtener la misma suma realizada en una misma celda, a partir del mismo intervalo de celdas en la nueva hoja.

Sin embargo, ten en cuenta algunas precauciones:

• Especifica con precisión el intervalo de celdas.
• Asegúrate de que en las hojas siguientes que recibas los subtotales que se van a sumar estén precisamente en ese intervalo de celdas. De lo contrario, ¡la macro no funcionará!

Características avanzadas de las macros en Excel

Las macros en Excel ofrecen muchas características avanzadas para la automatización de tareas. Veámoslas brevemente:

• Parámetros: puedes hacer que tus macros sean más flexibles incluyendo parámetros que te permiten personalizar la ejecución de las acciones en función de los datos introducidos;
• Variables: las variables te permiten almacenar y manipular datos dentro de las macros, lo que hace posible el cálculo dinámico y la gestión de datos.
• Bucle: la macro puede ejecutar una acción en un bucle hasta que se produzca una condición determinada;
• If-else: la macro que integra un if-else se convierte en un verdadero programa, que se ejecuta cuando es necesario;
• Macros concatenadas: una macro puede llamar a otra macro, lo que permite crear secuencias complejas de acciones;
• VBA: en este punto hay que introducir Visual Basic of Application, el código de desarrollo utilizado para configurar las macros.

¿Qué es el código VBA en Excel?

El código VBA (Visual Basic for Applications) es un lenguaje de programación utilizado para crear macros o scripts y automatizar operaciones. Se utiliza no solo en Excel, sino también en Word, Access, Outlook y otras aplicaciones de Microsoft. VBA es un componente integrado en estas aplicaciones de Microsoft y permite a los usuarios escribir scripts o macros para realizar tareas personalizadas.

El código VBA no solo permite automatizar operaciones repetitivas o complejas dentro de las aplicaciones de Microsoft. También permite personalizar las aplicaciones de Microsoft para adaptarlas a las necesidades específicas de los usuarios o de la organización. Es posible crear formularios personalizados, barras de herramientas, menús personalizados y mucho más.

Se trata de un código muy útil para manipular y gestionar datos dentro de las aplicaciones: por ejemplo, es posible escribir código para leer datos de una base de datos e insertarlos en una hoja de cálculo de Excel.

Es precisamente a través del código VBA que se pueden configurar las llamadas estructuras de control en Excel, como las instrucciones condicionales (if-else), los bucles (for, while), la gestión de excepciones y las llamadas a subrutinas o funciones personalizadas.

Depuración y pruebas

Si temes cometer errores, no te preocupes: VBA ofrece herramientas para la depuración y prueba del código, incluyendo puntos de interrupción, ejecución paso a paso y visualización de las variables en uso.

Para escribir código VBA, es necesario comprender la sintaxis del lenguaje, las bibliotecas de objetos específicas de la aplicación y, por supuesto, las mejores prácticas de programación.

Algunas precauciones para el uso de macros en Excel

Aunque las macros son extremadamente útiles para automatizar tareas en Excel, es importante tomar algunas precauciones.

Por ejemplo, es recomendable habilitar solo las macros que provengan de fuentes fiables, ya que las macros pueden contener código malicioso.

Además, es importante establecer un nivel de seguridad adecuado. Puedes utilizar la configuración de seguridad de Excel para controlar cómo se gestionan las macros dentro de las hojas de cálculo.

Por último, realizar copias de seguridad de los datos con regularidad es siempre una buena estrategia para evitar pérdidas de datos, especialmente si utilizas archivos compartidos o archivos de gran tamaño.

En este caso, puede ser una buena idea guardar los archivos en la nube.

Ahora que has aprendido en general cómo funcionan las macros, ¡pruébalas y adáptalas a tus necesidades específicas!