Jerarquía de los datos en SAP

En este breve artículo veremos juntos la jerarquía de los datos en SAP y cómo se organizan dentro del sistema. Comprender esta estructura es fundamental para entender cómo funciona SAP y cómo se gestionan las informaciones en el día a día.

En general, los datos en SAP pueden dividirse en dos grandes categorías: los datos propios del sistema, es decir, los que pertenecen al software y permiten su funcionamiento, y los datos relacionados con las aplicaciones, que dependen directamente de la empresa que utiliza el sistema.

Los datos del sistema normalmente no se modifican, ya que forman parte de la base técnica que hace posible el funcionamiento de SAP. Cualquier cambio en estas tablas puede afectar al comportamiento general del sistema, por lo que solo se modifican en situaciones específicas, como durante la instalación de correcciones técnicas, actualizaciones o paquetes de mejora. En el mundo SAP, estos paquetes se conocen como Enhancement Packages y contienen mejoras, nuevas funcionalidades y ajustes del sistema estándar.

Por otro lado, los datos de las aplicaciones son todos aquellos que están vinculados a una instalación concreta de SAP y que reflejan la forma en que una empresa ha implementado el sistema. Estos datos incluyen toda la información relacionada con las actividades del negocio y varían según la organización, el sector y los procesos internos.

A su vez, los datos de las aplicaciones pueden subdividirse en dos grandes grupos. El primero está formado por los datos de personalización, conocidos como customizing data. Estos datos definen cómo debe comportarse el sistema en cada módulo según las necesidades de la empresa. Por ejemplo, en el módulo de recursos humanos se puede configurar el sistema para distinguir entre distintos tipos de empleados, como becarios, colaboradores externos o empleados fijos. Este tipo de configuraciones suelen ser gestionadas por consultores SAP durante la fase de implementación y se modifican con poca frecuencia, ya que influyen directamente en el funcionamiento de los procesos.

El segundo grupo está formado por los datos de aplicación propiamente dichos, es decir, los datos que se crean durante el uso diario del sistema para gestionar las operaciones de la empresa. Estos datos se generan continuamente como resultado de las actividades normales y permiten registrar todo lo que ocurre dentro de la organización.

Dentro de los datos de aplicación es posible hacer una clasificación más detallada. En primer lugar están los datos maestros, conocidos como master data. Se trata de información relativamente estable que describe elementos clave del negocio y que se utiliza de forma repetida en distintas transacciones. Algunos ejemplos típicos son los datos de empleados, direcciones, números de cuenta bancaria, así como los registros maestros de clientes, proveedores, materiales o artículos. Estos datos no cambian con frecuencia y se reutilizan constantemente en el sistema.

En segundo lugar están los datos de transacción, llamados transaction data. Son los datos que se generan en gran cantidad durante las operaciones diarias de la empresa. Cada vez que se crea un pedido de compra, un pedido de venta, una factura, una entrega o una nómina, el sistema genera nuevos datos de transacción. A diferencia de los datos maestros, estos cambian continuamente y reflejan lo que está ocurriendo en el negocio en tiempo real.

Finalmente, también existen los datos analíticos, o analytical data. Este tipo de información se obtiene a partir de la elaboración y el análisis de los datos operativos y se utiliza para evaluar el rendimiento de la empresa. Permiten, por ejemplo, analizar tendencias, medir resultados, controlar indicadores clave y apoyar la toma de decisiones estratégicas.

Comprender esta jerarquía es muy útil para orientarse dentro del sistema SAP. Permite entender qué tipo de datos se están utilizando en cada momento, quién los gestiona y cómo influyen en los procesos empresariales. Además, ayuda a distinguir entre aquello que forma parte de la configuración estructural del sistema y aquello que refleja la actividad diaria de la empresa.