Píldoras de SAP 5 – Los flujos de trabajo (workflow)

¡Hola y bienvenido de nuevo! Hoy hablamos de un concepto fundamental en SAP, que a menudo pasa desapercibido para quienes lo utilizan a diario: el flujo de trabajo.

Quizás hayas oído decir «está bloqueado en aprobación» o «se ha iniciado el flujo de trabajo, pero no ha llegado la notificación». Pero, ¿qué significa exactamente?

En pocas palabras, un flujo de trabajo es una secuencia automática de actividades que SAP ejecuta entre bastidores, una secuencia que se debe realizar paso a paso, siguiendo unas reglas muy precisas.

Sirve para coordinar a las personas involucradas en un proceso, que deben dar aprobaciones, recibir notificaciones, realizar verificaciones o llevar a cabo acciones relacionadas con un evento.

Pongamos un ejemplo concreto.

Imagina que trabajas en el departamento de compras y creas un pedido de compra. Una vez completado, lo guardas.

Pero en lugar de ser válido inmediatamente, SAP puede activar un flujo de trabajo.

¿Qué sucede?

El sistema envía automáticamente una solicitud de aprobación al responsable, que recibe una notificación en su bandeja de entrada de SAP o, más a menudo, por correo electrónico.

El responsable puede aprobarla o rechazarla.

Solo cuando se completa la aprobación, la orden se convierte en «efectiva» (es decir, pasa de PR a PO) y se puede enviar al proveedor.

Otro ejemplo: la solicitud de vacaciones.

El usuario introduce la solicitud en el portal de RR. HH.

SAP envía una notificación al responsable para su aprobación. Si se aprueba, se actualiza automáticamente el plan de vacaciones. Nadie tiene que enviar correos electrónicos ni actualizar Excel: todo lo hace el flujo de trabajo.

Lo interesante es que los flujos de trabajo se adaptan al proceso empresarial: pueden involucrar a una sola persona o a varios niveles jerárquicos, pueden activarse solo en determinados casos (por ejemplo, por encima de una determinada cantidad), pueden generar alertas si algo lleva demasiado tiempo parado.

En SAP existe un módulo llamado SAP Business Workflow, que permite crear, modificar y supervisar estos flujos. En la versión S/4HANA también hay herramientas más modernas, como Flexible Workflow, que simplifica la configuración.

En esencia, el flujo de trabajo no es algo que se ve, sino lo que hace que el proceso funcione. Automatiza el proceso y gestiona la coordinación entre las personas, evita errores, reduce los tiempos y hace que todo sea trazable.

Ahora que sabes lo que es, la próxima vez que oigas «está pendiente de aprobación», sabrás que detrás hay un flujo de trabajo SAP que trabaja para ti.