Utilizar SAP ERP o SAP S/4HANA en español e inglés

ISi trabajas en una empresa que utiliza SAP R/3 (también conocido como SAP ERP) o SAP S/4HANA, es muy probable que tu empresa tenga sedes en varios países.

Cada empresa o grupo multinacional define sus propias políticas de trabajo en lo que respecta a la operativa diaria. Una de estas decisiones fundamentales es la lengua utilizada en las comunicaciones oficiales y, en consecuencia, también en el uso del sistema SAP.

En mi experiencia profesional, he trabajado casi siempre con SAP en inglés, aunque en algunas ocasiones me ha tocado utilizarlo en italiano, español o incluso en alemán.

Debo confesar que, a pesar de conocer todos estos idiomas, aprender la terminología específica de SAP en cada uno de ellos no ha sido nada sencillo.

Incluso la primera vez que utilicé el sistema en italiano, algunos términos me resultaron completamente nuevos. Por ejemplo, llamar “división” a lo que en inglés se denomina plant. Resulta curioso, sobre todo teniendo en cuenta que el italiano es mi lengua materna y, en teoría, debería haber sido más fácil trabajar con el sistema en ese idioma.

Precisamente por este motivo, en este artículo quiero dejarte una lista de términos clave en inglés y su equivalente en castellano, que sin duda te será útil cuando trabajes con compañeros de otros países o en entornos internacionales.

Los niveles más altos de la estructura organizativa en un sistema SAP son los siguientes. Son conceptos básicos que debes conocer, independientemente del rol que desempeñes:

El mandante en inglés se denomina client.
La sociedad en inglés se llama company code.

Si trabajas en áreas como administración, finanzas o controlling, te encontrarás con frecuencia con los siguientes elementos organizativos.

Algunos términos son bastante intuitivos, ya que la traducción entre idiomas es casi literal. Otros, en cambio, conviene aprenderlos de memoria:

El Centro de Coste y el Centro de Beneficio se llaman respectivamente Cost Center y Profit Center.

Las cuentas de contabilidad general se denominan G/L accounts, donde G/L es la abreviatura de General Ledger.

Los clientes, que en los procesos de venta se traducen como customers, desde el punto de vista financiero en SAP se denominan accounts receivable, a menudo abreviado como AR.

Los proveedores, por el contrario, se llaman vendors cuando hablamos de transacciones operativas (compras). Sin embargo, cuando nos referimos al proveedor desde el punto de vista financiero, el término correcto es accounts payable, abreviado como AP.

También las facturas tienen nombres distintos en SAP dependiendo de si se trata de documentos a nuestro débito o a nuestro crédito. En el primer caso se habla de invoice, mientras que en el segundo se utiliza el término billing document.

La fecha de contabilización de un documento contable se llama posting date, y la acción de registrar el documento en contabilidad se denomina posting. Este concepto es importante, ya que es distinto de save, que guarda el documento pero no lo registra en el libro mayor.

Por último, no puede faltar la registración en el libro diario, que en inglés se llama journal entry, precisamente porque se trata de un asiento estándar en el libro diario.

Con esta lista deberías ser capaz de gestionar las principales operaciones en SAP incluso si no tienes un dominio perfecto del inglés.

Como complemento, en el artículo original encontrarás también una copia del menú principal de SAP (SAP Easy Access) tanto en italiano como en inglés, para ayudarte a orientarte mejor dentro del sistema.

Cuéntame en los comentarios si este artículo te ha resultado útil y, sobre todo, si hay términos que te gustaría conocer y que no he mencionado aquí. Estaré encantada de ampliarlo en próximos artículos.