Especificaciones funcionales («functional specifications») en SAP

Redactar especificaciones funcionales es una de las tareas fundamentales de los analistas funcionales y consultores SAP, y también es una de las actividades que más influyen en el éxito o el fracaso de un proyecto.

Una especificación funcional es un documento formal que se utiliza dentro de un proyecto SAP cuando es necesario personalizar uno o varios elementos estándar del sistema, como informes, interfaces, conversiones de datos, mejoras (enhancement), flujos de trabajo o módulos de impresión.

Estas personalizaciones surgen casi siempre del hecho de que existen diferencias entre el comportamiento estándar de SAP y las necesidades operativas del cliente final. SAP es un sistema extremadamente completo, pero ninguna empresa es idéntica a otra: los procesos, las reglas de negocio, las restricciones normativas y los métodos operativos a menudo hacen necesario adaptar el sistema.

Por esta razón, las especificaciones funcionales se utilizan con mucha frecuencia durante una primera implementación de SAP, pero no solo. También pueden ser necesarias en fases posteriores, por ejemplo, cuando se instala un componente adicional, se introduce un nuevo módulo, se actualiza el sistema o se integran nuevas aplicaciones externas.

Los objetos para los que se redactan las especificaciones funcionales suelen agruparse bajo el acrónimo RICEF, que significa Reports, Interfaces, Conversions, Enhancements, Forms (Informes, Interfaces, Conversiones, Mejoras, Formularios). Esta clasificación ayuda a identificar rápidamente el tipo de desarrollo requerido y el tipo de enfoque que se debe adoptar.

Una buena especificación funcional no es simplemente una descripción genérica de lo que «se desea obtener», sino un documento estructurado que proporciona toda la información necesaria para diseñar, desarrollar, probar y validar la solución. Por lo general, incluye una descripción detallada de los requisitos empresariales, la definición de los términos utilizados, las hipótesis de partida, los impulsores empresariales que han dado lugar a la solicitud, los volúmenes de datos previstos, los requisitos de rendimiento que debe garantizar el sistema, así como los riesgos, las restricciones y las dependencias.

Dependiendo del tipo de objeto que se vaya a desarrollar, se añaden secciones específicas a la información básica. En el caso de un informe, por ejemplo, la especificación funcional deberá describir cómo debe aparecer el resultado final, qué campos deben mostrarse, en qué orden, qué totales o subtotales se requieren, cómo debe funcionar la pantalla de selección y qué filtros deben estar disponibles para el usuario.

En el caso de una conversión de datos, por el contrario, la especificación funcional deberá entrar en detalle sobre las fuentes de origen, las modalidades de extracción de datos del sistema heredado, las reglas de transformación y limpieza de datos, la lógica de mapeo hacia SAP y la secuencia operativa de todo el proceso. A menudo, en estos casos, también se incluyen diagramas de flujo o esquemas que ayudan a visualizar las fases de la conversión.

Un elemento fundamental, común a todas las especificaciones funcionales, es la sección dedicada a las pruebas. Cada desarrollo debe poder verificarse de forma objetiva, y es aquí donde se definen los casos de prueba: qué probar, en qué condiciones, con qué datos, qué resultado se considera correcto y cómo gestionar los posibles errores. Esta parte es esencial no solo para la fase de desarrollo, sino también para la aceptación final por parte del cliente.

Las especificaciones funcionales rara vez son un documento utilizado por una sola persona. En la mayoría de los proyectos, representan el punto de conexión entre varias funciones. El escenario más común es aquel en el que el consultor funcional de SAP trabaja en estrecha colaboración con un consultor técnico, a menudo un desarrollador ABAP, para implementar la solución requerida.

El consultor técnico, que en la mayoría de los casos no tiene contacto directo con el cliente final, debe poder contar con especificaciones claras, completas y sin ambigüedades. Toda la información necesaria para desarrollar correctamente la solución debe estar contenida en el documento, evitando interpretaciones personales o suposiciones que puedan dar lugar a errores, reelaboraciones y pérdidas de tiempo.

Por esta razón, redactar buenas especificaciones funcionales no es solo una competencia técnica, sino también una competencia comunicativa. Una especificación bien redactada reduce el riesgo de malentendidos, acelera el desarrollo, facilita las pruebas y contribuye de manera concreta a la calidad general del proyecto SAP.

En muchos casos, la diferencia entre un proyecto fluido y uno problemático no radica tanto en la complejidad técnica como en la calidad de las especificaciones funcionales que constituyen su base.