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Garantía de calidad (QA) en las implantaciones de SAP: cómo controlar y asegurar la calidad
- 19/06/2022
- Escrito por: Grazia Masulli
- Categoría: Introducción a SAP ERP
Garantía de calidad (QA) es un término inglés que puede traducirse como “control de calidad”, “garantía de calidad” o “aseguramiento de la calidad”. ¿Cómo funciona en SAP? Te lo explicaremos en las siguientes líneas.
¿Cómo funciona el sistema de calidad (QA)?
Cuando lo utilizamos al hablar de implantaciones de un programa de gestión como SAP, nos referimos a una herramienta que permite identificar y mitigar los riesgos, aumentando las posibilidades de que nuestra implantación “salga adelante” con éxito.
Así que el sistema de calidad (QA) trata de un conjunto de procesos, mejores prácticas a utilizar y controles a realizar, idealmente desde las fases iniciales del trabajo. Si se utiliza correctamente, el control de calidad garantiza una aplicación más rápida, más barata y más eficiente.

¿Por qué podríamos tener problemas para cambiar a SAP ERP, SAP S/4HANA u otro producto similar?
Hay varias causas posibles que pueden hacer fracasar la aplicación de un nuevo sistema SAP ERP o SAP S/4HANA, o al menos impedir que se obtengan los beneficios esperados.

Algunos ejemplos son:
- Falta de mecanismos de control del proyecto.
- Excesiva personalización del sistema.
- Falta de aceptación y apoyo al proyecto por parte de los directivos.
- Diferentes expectativas de los resultados deseados.
- Personal interno o externo no cualificado para el trabajo.
- Procesos empresariales mal definidos.
Evidentemente, en la mayoría de los casos los problemas no son catastróficos (es decir, es posible ponerse en marcha y empezar a trabajar con el nuevo sistema de gestión). Sin embargo, hay muchas situaciones en las que no es posible activar todas las funcionalidades deseadas, hay interrupciones o problemas en el trabajo diario de los empleados, o simplemente el trabajo se completa más allá del tiempo y el presupuesto estimados inicialmente.
¿Cómo se aplica la gestión de calidad?
La gestión de la calidad puede aplicarse por etapas (es decir, realizando controles cuando se completan determinados pasos del proceso, con revisiones denominadas puertas o hitos) o de forma continua.
Aunque la garantía de calidad puede ser gestionada por la misma empresa que se encarga de la implantación del software de gestión, es una buena práctica asignar esta función a expertos independientes.
De hecho, existe un riesgo de conflicto de intereses: pedimos a los que hacen el trabajo que se controlen.
También existe un segundo riesgo, a menudo menos evidente: muchas empresas especializadas en la instalación de SAP tienen una perspectiva muy técnica y pueden ignorar ciertos aspectos del proceso, por ejemplo, los relacionados con la gestión del cambio o la definición de los procesos empresariales.
¿Cuáles son los pasos para definir la garantía de calidad?
Los pasos para definir la garantía de calidad se resumen en los siguientes:
- Evaluación del proceso de aplicación: en este primer paso, se estudia el proceso de aplicación propuesto.
- Definición de un plan de gestión y mitigación de riesgos: en esta fase se definen los riesgos asociados al proceso de implantación del ERP.
- Definición del proceso de gestión de la calidad: en esta tercera fase se definen los controles, las mejores prácticas, las listas de comprobación, etc.
- Ejecución del proceso de gestión de la calidad: la calidad de una aplicación debe verificarse desde varios puntos de vista. No se trata sólo de verificar el aspecto más técnico del proceso: A menudo son las personas, y no el hardware o el software, las que crean la mayoría de los problemas cuando se introduce un nuevo sistema de gestión (y, por tanto, una nueva forma de trabajar).

Veamos ahora los distintos puntos de vista que pueden adoptarse para comprobar la calidad. He intentado crear una lista no exhaustiva, en la que los he dividido en macrocategorías:
Ejecución del proyecto
- Definición del proyecto (visión, resultados y plan claramente definidos).
- Definición del equipo (equipo principal, apoyo y recursos de terceros).
- Comité directivo del proyecto y gobernanza Planificación (tiempo, presupuesto, recursos).
- Carta del proyecto (propósito, objetivos, participantes, funciones y responsabilidades).
- Lista de tareas Metodologías y herramientas.
- Análisis del camino crítico.
- Documentación.
Aspectos técnicos
- Compatibilidad técnica con otros sistemas.
- Arquitectura de la red.
- Infraestructura física
Aspectos económicos
- Condiciones del contrato ERP.
- Condiciones del contrato de ejecución.
- Realización de los beneficios (definición de la línea de base, proceso de medición).
Software ERP
- Pruebas de software.
- Prueba de integración.
- Prueba de carga de datos.
- Prueba de aceptación del usuario Gestión de datos (mapeo, limpieza, migración al nuevo sistema).
- Seguridad del sistema (definición de perfiles de usuario, segregación de funciones, controles internos, ciberseguridad).
Procesos empresariales
- Mapeo de los procesos actuales.
- Definición de los procesos futuros.
Personas
- Definición de la organización (organigrama y funciones tras la implantación del sistema de gestión).
- Gestión del cambio organizativo (análisis del impacto del cambio en el personal y las funciones).
- Gestión de la comunicación con el personal.
- Formación personalizada para el usuario final
Para cada uno de estos grupos de actividades, también será necesario definir los métodos y el calendario de aplicación. Por ejemplo, en el caso de las actividades relacionadas con las personas, un primer paso será definir cómo será la organización y cuáles serán las nuevas funciones tras la implantación del sistema de gestión. Entonces será posible realizar un análisis de las carencias de competencias, es decir, una comprobación de la diferencia entre lo que las personas pueden hacer y lo que deberían poder hacer.
El siguiente paso será crear un plan de formación para las personas que vayan a ocupar nuevas funciones, o que vayan a tener tareas muy diferentes mientras permanecen en la misma función.
El servicio de gestión de la calidad lo ofrecen tanto SAP como las empresas de consultoría (tanto gigantes como KPMG como empresas más pequeñas). No es un servicio barato: un consultor SAP cuesta entre 500 y 2.500 euros al día, y un equipo de consultores puede incluir a varias personas (expertos en gestión de calidad, consultores técnicos, consultores funcionales, un gestor de proyectos, etc.). Sin embargo, los costes relacionados con los problemas de aplicación pueden ser rápidamente mucho más elevados.
quiero aprender mucho