Estimar los tiempos de aplicación de un ERP como SAP es una tarea extremadamente complicada. Así que, si deseas conocer los detalles sobre esto, en este artículo aclararemos varios puntos que son importantes e influyen con esta labor.

¿Cuál es el promedio del tiempo de aplicación?

En general, parece que la mayoría de las aplicaciones tardan más de lo previsto. Aunque, es difícil definir una duración “media” del proceso y tiempo de aplicación de un ERP, probablemente se sitúe entre 12 y 18 meses si se trabaja con eficiencia.

Evidentemente, una gran empresa multinacional puede necesitar hasta dos o tres años. Pero, si por el contrario se trata de una pequeña empresa con sólo unos pocos emplazamientos en un país, probablemente complete todo el proceso en menos de un año.

¿Qué se planea respecto al tiempo de aplicación de SAP?

Los planes propuestos por el proveedor de software o el integrador de sistemas (el que se encargará físicamente de la aplicación) suelen ser muy optimistas.

¿Por qué? Por varias razones, por ejemplo, estas:

• Los supuestos iniciales no son correctos. Por ejemplo, pueden suponer que nuestra empresa tomará decisiones muy rápidamente, o que los procesos de negocio no cambiarán mucho antes y después de la implantación, o que el enfoque será implantar simultáneamente en varios lugares o países (mientras que nosotros podemos preferir avanzar por fases).
• El plan de aplicación no incluye todas las actividades que debería incluir. Por ejemplo, pueden faltar actividades como la migración de datos, que pueden ser muy complejas y requerir mucho tiempo.
• Hay incentivos, conscientes o inconscientes, que llevan al vendedor a ser optimista.

¿Cuáles son las variables que influyen en la duración total de la aplicación?

Analizando lo que se estima en cuanto al tiempo de la aplicación, también es importante que analicemos las variables que tienen influencia directa en cuanto al tiempo, o que son las que pueden gestionar cambios.

Algunas son las que aparecen aquí:

• La complejidad del negocio: las empresas con actividades extremadamente complejas (por ejemplo, las empresas aeroespaciales) tendrán plazos de implantación más largos que las empresas con un modelo de negocio más sencillo (por ejemplo, las empresas que sólo se dedican a la distribución o que sólo venden un producto).
• Número de países y ubicaciones: una empresa que sólo opera en Italia tendrá claramente plazos de aplicación más cortos que una empresa multinacional con cientos de ubicaciones en decenas de países.
• Alcance del cambio: ¿cuánto cambian los procesos antes y después de la aplicación? A veces los cambios son radicales, mientras que en otros casos el objetivo es simplemente automatizar ciertos procesos.
• El grado de definición de los procesos empresariales: una empresa que haya definido claramente sus procesos internos tendrá ventaja sobre otra que no haya definido y documentado sus procesos.
• Nivel de estandarización: querer alcanzar un alto nivel de estandarización puede implicar cambios radicales y plazos más largos, sobre todo si se parte de una situación descentralizada en la que las distintas sedes trabajan de forma diferente.
• Nivel de alineación interna: ¿la dirección es clara y sabe exactamente hacia dónde quiere ir? ¿Existe una unidad de propósito?
• Nivel de cambio técnico y arquitectura del sistema: algunos cambios son más complejos que otros. Por ejemplo, ¿tendremos que integrar sistemas de terceros?

¿Qué es lo que no suele tomarse en cuenta cuando se planea el tiempo de implementación del SAP?

Por último, los planes de implantación suelen ignorar ciertas actividades: la gestión del cambio, la ya comentada migración de datos, la gestión del programa (la gestión de los recursos internos y externos y la definición de los mecanismos de toma de decisiones), el mapeo y la definición de los procesos.

En conclusión, estimar la duración de la implantación de un software ERP como SAP ECC o SAP S/4HANA es algo entre una ciencia y un arte. Aunque, hemos enumerado algunos elementos importantes, pero dada la importancia del factor humano siempre es muy complejo hacer predicciones fiables.