¿Qué es SAP?

La respuesta a “¿Qué es SAP?” es: varias cosas, pues este sistema de gestión puede encargarse de muchos de los procesos que se llevan a cabo en una empresa. En el siguiente artículo te hablaremos de este software.

Veamos qué es SAP

Para comenzar a hablar sobre qué es SAP, es necesario saber de dónde proviene el nombre de este sistema. SAP es el nombre de una empresa alemana dedicada a la producción de softwares empresariales. Los programas que crea la compañía tienen el objetivo de facilitar la gestión de compañías, por eso, se denominan “softwares de gestión”.

SAP es una empresa enorme, en ella se emplean a más de 100.000 personas, así que se puede comparar con gigantes como Oracle y Microsoft. Además, la compañía vende decenas de productos, todos dirigidos a empresas para que gestionen sus diferentes operaciones.

Los programas y los clientes de SAP

Algunas de las versiones de los programas desarrollados por SAP están pensadas para empresas medianas y pequeñas. En cambio, otras están diseñadas para multinacionales en las que se deben gestionar millones de transacciones diarias.

Aunque no existe una lista oficial de las empresas que utilicen los softwares de SAP, se calcula que su cantidad de clientes está entre 400.000 y 500.000. Las empresas que usan SAP están en más de 180 países, así que el alcance de la empresa es prácticamente internacional.

Entre los programas desarrollados por la empresa alemana están los que pueden ser usados en la Nube, es decir, funcionan con gestión de datos a distancia en servidores controlados por SAP o por compañías externas. Por otro lado, algunos programas son “on-premise”, esto significa que tienen que ser instalados en servidores físicos ubicados en las empresas.

Datos sobre la empresa SAP

El nombre oficial de la empresa de origen alemán es SAP SE, SE significa “Societas Europaea”, este es un tipo de empresa registrada bajo las leyes de la Unión Europea. ¿Quieres saber qué es SAP, es decir, qué significan estas siglas?

SAP corresponde a “Systems, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung”. Lo anterior significa “Sistemas, Aplicaciones y Productos en el Procesamiento de Datos”.

La sede de la empresa SAP SE está ubicada en Walldorf, una pequeña ciudad de 14.000 habitantes que está entre Fráncfort y Stoccarda. Podemos decir que la sede de SAP es como una ciudad dentro de otra ciudad.

Cuando se escucha la frase “Trabajo con SAP” no significa que quien la dice trabaja para SAP SE, es decir, para la empresa, sino que trabaja con uno de los programas desarrollados por la multinacional alemana. Por otro lado, cuando las ofertas de empleos dicen que los solicitantes deben tener conocimientos en SAP se refiere a SAP ERP al menos que se especifique el programa, como SAP Concur o SAP Ariba.

¿Qué significa ERP?

Las siglas ERP corresponden a “Enterprise Resource Planning”, este es un conjunto de programas cuyo objetivo es ayudar a gestionar los recursos de las empresas, desde las compras de materiales hasta las planificaciones de las producciones de productos. Además, acompaña a las compañías desde el primer contacto con sus clientes potenciales hasta la gestión de ofertas y pedidos de venta.

ERP es un término general, esto significa que se utiliza para definir un tipo de programa, similar al uso que se da al término “Word” para definir un programa de procesamiento de texto. En el mercado existen varios tipos de ERP que son producidos por empresas que son competidores de SAP.

Funcionamiento de SAP

Ahora que sabes qué es SAP, veamos cómo funciona este sistema, su objetivo es optimizar la gestión de materiales, productos, finanzas y más. Los programas que conforman SAP tienen estructuras modulares, en ellos hay componentes diseñados especialmente para cada departamento, como el de compra, gestión de material, venta, marketing, finanzas, Recursos Humanos, entre otros.

Los datos que maneja SAP son gestionados en una base de datos centralizada, así que todos los módulos tienen acceso a la misma información en tiempo real y con una velocidad de procesamiento muy alta. Esto último aplica para quienes trabajan con la base de datos de HANA, esta última fue desarrollada por SAP para no depender de productos desarrollados por competidores, como Oracle.

Los programas de SAP, permiten, por decirlo así, “mapear” los procesos, es decir, transformarlos en pasos estándar que son gestionados por el sistema. De esa manera, es posible estandarizar el funcionamiento de una empresa mediante la definición de la forma óptima de realizar cada proceso realizado dentro de ella.

Cabe destacar que los programas de SAP no están desarrollados para un sector en específico, sino que pueden ser usados en empresas de todos los tipos.

Lenguaje de programación de SAP ERP

El ERP emplea un lenguaje de programación propio, el nombre de este es “ABAP”. A continuación, te decimos cómo ha evolucionado a lo largo de los años:

• SAP R/1: es el progenitor, su arquitectura era de “un solo nivel”, es decir, usaba un único ordenador central, de esos que eran enormes y ocupaban una sala entera. En él se gestionaban las distintas capas del programa, entre ellas estaba la base de datos, las aplicaciones y la presentación de los resultados.
• SAP R/2: su arquitectura era de dos niveles, así que utilizaba dos ordenadores, uno de ellos estaba encargado de gestionar la base de datos y las aplicaciones. En cuanto a la función del segundo ordenador, esta era la de presentar los resultados.
• SAP R/3: cada proceso (base de datos, aplicaciones y presentación de resultados) es gestionado por un ordenador diferente.

Al principio, el programa se centraba en la gestión financiera, lo que ahora son los módulos de Finanzas (contabilidad) y Controlling (Control de gestión). Desde la década de 1990, el sistema se ha ampliado añadiendo muchos módulos y funcionalidades. Ahora se encarga desde la gestión de la cadena de suministro hasta la de las relaciones con los clientes.

En la actualidad, SAP ofrece productos para grandes empresas (Business Suite), medianas empresas (Business ByDesign) y pequeñas empresas (Business One). Además del ERP, la Business Suite también incluye programas que ayudan a gestionar a:

• Proveedores (SAP SRM).
• Clientes potenciales y adquiridos (SAP CRM).
• La vida del producto (SAP PLM).
• La cadena de suministro (SAP SCM).

Business ByDesign es más sencillo ya que está centrado únicamente en ERP, CRM y PSP (Professional Service Provider).

¿Por qué tantas empresas utilizan SAP?

Hay muchas razones por las que SAP está presente en las grandes empresas y, cada vez más, en las medianas. Actualmente, SAP ERP y S/4 HANA ofrecen la posibilidad de integrar una amplia variedad de procesos empresariales, desde logística hasta gestión de la cadena de suministro, desde la planificación de la producción hasta las ventas y mucho más. Todo lo mencionado se encuentra en una sola solución.

Además, SAP ofrece, sobre todo a las grandes empresas, un conjunto bien estructurado y escalable de funciones de usuario y gestión de accesos. Esto permite cumplir los requisitos legales en materia de controles internos con el fin de elaborar informes financieros fiables y precisos.

Algunas de las ventajas de implantar un sistema SAP son las siguientes

• Integración de los procesos empresariales: SAP registra todas las transacciones y eventos de la empresa. Estas transacciones pueden crear de forma automática todo tipo de registros financieros o activar otros procesos en tiempo real. Desde SAP R/3 y las versiones anteriores de SAP, la capacidad de tener los registros financieros actualizados en tiempo real ha sido un aspecto clave en el sistema de gestión.
• Estandarización de los procesos en una empresa: disponer de un sistema unificado en el que esté la mayoría o todos los procesos de la empresa y, además, sean gestionados en la misma aplicación. Eso permite a los usuarios beneficiarse de una interfaz unificada. También se logra trabajar en un entorno familiar y minimizar el número de integraciones entre los distintos sistemas.
• Entorno controlado: la gestión de autorizaciones y la segregación de tareas se aplica con rapidez y eficiencia. Esto es una necesidad para las multinacionales y las grandes empresas.

¿Cómo es trabajar con SAP?

Para trabajar con SAP, se puede usar, si simplificamos mucho, alguno de los siguientes tres roles:

• Consultores técnicos: perfiles especializados en la gestión del software (por ejemplo, son capaces de escribir programas en el lenguaje de programación ABAP) y hardware (tienen capacidad para gestionar la infraestructura en la que se ejecuta SAP).
• Consultores funcionales: personas que, como yo, se especializan en la definición de procesos empresariales y en la implementación de SAP.
• Usuarios finales: los que utilizan SAP como parte de su trabajo, como quienes trabajan en contabilidad o Recursos Humanos y tienen que utilizar SAP a diario de la misma manera que usan Excel o Word.

Saber qué es SAP y conocer el programa, aunque sea lo más básico, da acceso a más oportunidades laborales. Las empresas que usan SAP pasan por un período de instalación, configuración y pruebas cuya duración es de muchos meses y, a veces, hasta varios años.

Los gastos por instalar SAP son enormes, así que, cuando las empresas se deciden por este programa, permanecen con él por muchos años con el objetivo de amortizar los costes de instalación.

En otros artículos del blog he enumerado los que considero que son los módulos más populares y algunos consejos para elegir el módulo SAP adecuado para cada perfil.